BELEGE IM BLICK
Übersicht
Nicht verbunden
DEIN RECHNUNGSABLAUF
Vom Postfach in die richtige Ablage.
Der Abruf sammelt PDF-Anhänge und verlinkte Rechnungen aus deinen gewählten Ordnern. Rechnungen werden auch mit fehlenden Angaben automatisch abgelegt. Amazon-Belege und mögliche Dubletten bleiben zur Prüfung offen.
- 01Quelle festlegenPostfach oder NAS-Ordner → Ablageziel
- 02Belege importierenMicrosoft 365, NAS-Ordner oder PDF zum Testen
- 03Prüfen und ablegenDatum, Lieferant, Nummer und Betrag
Aktuelle Belege
PDF-Text und gescannte PDF-Seiten werden lokal gelesen. Die Dateien liegen dauerhaft auf der NAS. Cloud-Erkennung lässt sich unter Verbindung ergänzen. Automatische Ablage lässt sich unter Administration ein- und ausschalten; Amazon-Belege bleiben manuell prüfpflichtig.
Die letzten 500 Belege. Originale bleiben unverändert gespeichert.
| Firma | Beleg / Lieferant | Quelle | Datum | Betrag | Status |
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E-Mails & fehlende Belege
Die letzten 500 E-Mails aus den konfigurierten Ordnern. Wenn keine PDF im Anhang gefunden wird, werden Rechnungslinks ohne Anmeldung abgerufen. Fehler oder Portale mit Anmeldung bleiben hier zur Prüfung sichtbar. „Erneut prüfen“ wiederholt den Download; bereits vorhandene PDFs werden nicht doppelt importiert. Weitere E-Mails lassen sich über „Ordner erneut durchsuchen“ erneut einlesen.
| E-Mail / Absender | Quelle / Eingang | Ergebnis | Aktionen |
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Postfächer & Ordner
Pro Postfach legst du einen eigenen NAS-Unterordner fest. Mehrere Mailordner desselben Postfachs können dasselbe Ziel nutzen. Zusätzliche Postfächer benötigen eine Freigabe in Microsoft 365.
Mit einer PDF testen
Lege zuerst eine Quelle an. Der Testimport funktioniert auch ohne M365-Verbindung.
MICROSOFT 365
Verbindung einrichten
Die Anwendung liest Rechnungsanhänge über Microsoft Graph. Dein Administrator registriert dafür eine App und begrenzt den Zugriff auf die gewünschten Postfächer.
Das Secret wird serverseitig in der geschützten Konfigurationsdatei gespeichert und nicht an die Oberfläche zurückgegeben. Die Einrichtung allein prüft noch keinen Postfachzugriff.
Erkennung & Ablage
PDF-Text und gescannte PDF-Seiten werden lokal auf der NAS gelesen. Azure bleibt eine optional aktivierbare Ergänzung.
Ablage auf der NAS
Die Dateien liegen dauerhaft in diesem NAS-Ordner. Unter „Postfächer & Ordner“ wählst du je Postfach den Unterordner. Je Ziel wählst du die direkte Ablage, vorhandene Monatsordner 01–12 oder zusätzliche Unterordner Jahr/Monat. Der Dateiname ist immer eindeutig.
2026-10-20_Lieferant_a1b2c3d4.pdfDATEIEN AUTOMATISCH EINLESEN
NAS-Eingangsordner
Je Konto oder Firma einen eigenen Eingangsordner und ein eigenes Ablageziel festlegen.
PDFs werden regelmäßig eingelesen, lokal erkannt und bei Bedarf mit Azure ergänzt. Belege aus anderen Jahren bleiben bis zur manuellen Zielauswahl unter „Zur Prüfung“. Sonst verwendet die Ablage dieselben Regeln wie deine Postfachbelege. Je Quelle kann die Datei nach erfolgreicher, geprüfter Ablage aus dem Eingang entfernt werden. Eine gesicherte Kopie bleibt zur Wiederherstellung erhalten. Dateien zur Prüfung bleiben im Eingang; bereits eingelesene Dateien werden gemerkt. Dateien, die gerade kopiert werden, warten auf einen späteren Durchlauf.
Quellbereinigung & Wiederherstellung
Die letzten 100 Vorgänge. Erst nach geprüfter Ablage werden Quelldateien entfernt und separat gesichert. Wiederhergestellte PDFs bleiben im Eingang. Vorhandene Dateien werden nicht überschrieben.
Eingelesene Dateien & Fehler
Die letzten 100 Dateien. Fehlerhafte PDFs lassen sich nach einer Korrektur über „Jetzt prüfen / Fehler erneut versuchen“ nochmals einlesen.
| Datei / Quelle | Konto | Status | Beleg |
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Amazon Business · Amazon.de
1. Belege übernehmen → 2. Firma oder Privat wählen → 3. Daten prüfen und freigeben. Es wird kein Beleg automatisch abgelegt. Private Belege werden ausschließlich lokal erkannt.
PDF oder ZIP übernehmen
Bis die Amazon-API freigegeben ist, lade Rechnungen in Amazon Business herunter und übernimm sie hier. Die Zuordnung erfolgt vor der Erkennung. Maximal 50 MiB pro Import, bis zu 200 PDFs je ZIP und 25 MiB pro PDF.
Belege zuordnen und prüfen
| Original / Bestellung | Firma oder Privat | Status | Aktion |
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Ablageziele für Firmen und Privat
Jede Firma und „Privat“ erhalten ein eigenes Ziel. Ablage nach Jahr/Monat. Weitere NAS-Basisordner müssen zuerst in den Container eingebunden werden. Für private Belege bitte einen eigenen Ordner wählen.
Offizielle Amazon-Business-Anbindung
Für den automatisierten Rechnungsdownload benötigt dein Amazon-Business-Konto einen freigegebenen API-App-Client mit der Rolle Business Purchase Reconciliation und eine Kontofreigabe über Login with Amazon. Die folgenden Werte stammen aus dieser Einrichtung. Dein Amazon-Passwort wird hier nicht verwendet.
Offizielle Anleitung für Rechnungsabrufe · Amazon Solution Provider Portal
Das Speichern bestätigt noch keine API-Freigabe. Die Zugangsdaten bleiben geschützt auf der NAS und werden nicht an die Oberfläche zurückgegeben.
Bestellungen über die API abrufen
Manueller Abruf für einen Zeitraum bis zu 31 Tagen, nach Amazon-Feeddatum (UTC). Ein Rechnungsbericht braucht bei Amazon gegebenenfalls etwas Zeit; danach „Status prüfen“ wählen. Digitale Bestellungen werden von dieser Schnittstelle nicht unterstützt. Auch API-Belege warten zuerst auf deine Zuordnung.
| Bestellung | Beschreibung / Rechtseinheit | Status | Rechnungen |
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FOTO & BELEG
Neuen Beleg erfassen
Foto aufnehmen oder Bilder/PDFs hochladen. Angaben werden lokal erkannt und bleiben bis zu deiner Prüfung als Entwurf gespeichert.
Prüfen und ergänzen
Originalbeleg herunterladenDas PDF enthält deine geprüften Angaben und Notizen sowie den Originalbeleg.
Firmenbelege werden nach Rechnungsjahr und Monat in den vorhandenen NAS-Ordnern abgelegt. Privat verwendet das bestehende getrennte Privat-Ziel.
PDF per E-Mail senden
Maximal 3 MiB als E-Mail-Anhang. Bei unklarem Sendestatus erfolgt kein erneuter Versand; bitte im Versandpostfach prüfen.
Gespeicherte Erfassungen
SICHERE ANMELDUNG
Microsoft Authenticator
In Microsoft Authenticator: Konto hinzufügen → Anderes Konto. QR-Code scannen oder Schlüssel manuell eingeben. Einrichtung innerhalb von 10 Minuten bestätigen.
Manueller Schlüssel:
Wiederherstellungscodes sicher aufbewahren
Jeder Code ersetzt einmalig den Authenticator-Code. Du brauchst zusätzlich dein Passwort. Diese Codes werden nur jetzt angezeigt. Speichere sie in deinem Passwortmanager.
ABLAGEAUTOMATIK
Rechnungen automatisch ablegen
Jahresablage nach Rechnungsdatum
Automatische Ablage bestätigt nicht die Vollständigkeit der ausgelesenen Angaben oder die sachliche Richtigkeit. Automatisch abgelegte Belege sind in der Liste und im Protokoll gekennzeichnet.
LOKALER APP-ZUGANG
Passwort ändern
Hier änderst du das Passwort der Rechnungsverwaltung. Nach dem Speichern werden alle bestehenden Sitzungen abgemeldet. Das neue Passwort bleibt auch nach einem Container-Neustart gültig.
JAHRESABLAGE PRÜFEN
Duplikate finden
Durchsucht die PDF-Dateien im eingebundenen Jahresordner einschließlich vorhandener Monatsordner. Vergleicht den Beleginhalt, auch per OCR bei gescannten Seiten. Identische Dateien, gleicher normalisierter Text, sehr ähnliche Inhalte und gleiche Rechnungsdaten erscheinen als Prüfgruppen. Du entscheidest, welche Datei bleibt.
Die Suche liest den PDF-Inhalt lokal und scannt textarme Seiten mit OCR (Deutsch/Englisch). Sie vergleicht den erkannten Text und die Rechnungsdaten. Grenzen: 25 MiB, 100 PDF-Seiten und bis zu 10 OCR-Seiten je Dokument. Unvollständig gelesene PDFs erhalten einen Hinweis; ein Textvergleich daraus wird nicht als Nachweis verwendet. Es erfolgt kein Azure-Aufruf. Ein Treffer bedeutet einen Prüfhinweis. Es werden keine Ordner in deiner Jahresablage angelegt.
Ausgesonderte Kopien
Nach deiner Bestätigung werden die übrigen Dateien aus der Jahresablage genommen und geschützt im Anwendungsdatenordner gesichert. Du kannst sie hier wiederherstellen. Die ausgewählte Datei bleibt an ihrem bisherigen Ort; vorhandene Originalbelege der Anwendung bleiben erhalten.